Por quanto tempo devo guardar recibos, notas fiscais e outros documentos

Documentos e comprovantes como a declaração do Imposto de renda, contas de água, luz, telefone, aluguel de imóveis, notas fiscais, documentos médicos, etc.

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Por quanto tempo devo guardar recibos, boletos pagos, contas de água, luz, telefone, condomínio, plano de saúde, entre outros? De acordo com o Código Civil (Lei 10.406/02), o prazo mais comum de prescrição de dívidas é de cinco anos, ou seja, uma dívida não poderá ser cobrada após cincos anos de vencimento, diante disto não necessitará de quaisquer comprovantes. Vale lembrar que no caso de assuntos referentes à Previdência Social seria mais adequado guardá-los por mais tempo.

Atualmente as pessoas jurídicas prestadoras de serviços públicos e de serviços de educação estão emitindo uma declaração de quitação anual das faturas, a qual terá valor de comprovação referentes às dívidas pagas ou quitadas do ano anterior, caso venha ser cobrada. Talvez você já tenha recebido alguma dessas e não tenha entendido o porquê.

Para que a dúvida do prazo a serem guardadas as notas fiscais, recibos ou qualquer outro tipo de documento, vale saber:

Imposto de Renda - deve guardar cópia da declaração anual de rendimentos e os documentos utilizados, como recibos médicos, dos últimos cinco anos, pois nesse período, o fisco pode, a qualquer momento, solicitar informações adicionais.

Documentos médicos - carteira de vacinação e os exames médicos, é importante que sejam guardados permanentemente, também guarde os comprovantes de pagamento de serviços médicos, hospitalares ou de planos de saúde ao menos os de cinco anos.

Água, luz e telefone - cinco anos é o prazo para uma eventual ação de cobrança, conforme disciplina o Código de Defesa do Consumidor.

Consórcios - Até a quitação total das cotas e liberação do bem.

Comprovantes de pagamento de empregado, folha de pagamento ou contracheque - Guarde por cinco anos.

Notas de serviços de profissionais liberais - por cinco anos.

Aluguéis de imóveis – importante mantê-los por três anos.

Condomínio -os recibos de condomínio precisam ser guardados pelo prazo de dez anos.

Prestação de imóveis – normalmente até o final do contrato que foi estabelecido.

Fatura do cartão de crédito – também por cinco anos.

Notas fiscais - O prazo necessário para se manter a nota fiscal dependerá do produto adquirido. O Código de Defesa do Consumidor garante eventual troca ou reclamação, no caso de o comprador não ficar satisfeito com a mercadoria, durante prazo de 90 dias. Entretanto, as mercadorias com prazo de garantia devem ter suas notas guardadas até o fim da garantia. Para produtos e serviços não duráveis, como alimentos, preserve a nota pelo prazo da garantia legal de 30 dias.

Tributos - São documentos que se referem a qualquer tipo de imposto como IPTU, Imposto de Renda, entre outros, devem ser guardados por cinco anos, considerando o primeiro dia útil do ano seguinte ao da quitação dos débitos.

Aluguel e condomínio - Os recibos de quitação de aluguéis e condomínio devem ser mantidos durante todo o contrato. Ao fim de um contrato os comprovantes devem ser armazenados por três anos. Com relação aos condomínios, recomenda-se guardar por dez anos todos os comprovantes, pois no Código Civil não há especificação de prazo para manter os mesmos.

Plano de saúde - É necessário manter propostas de planos de saúde pelo tempo que vingarem. Recomenda-se ter sempre em mãos, ao menos, os recibos de 12 meses anteriores ao último reajuste e qualquer reclamação ou ação judicial deve ser feita no prazo de um ano. Para plano de saúde, são cinco anos.

Seguro - Proposta, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência do contrato. Mesmo que haja alteração contratual durante a vigência, o documento não deve ser descartado.

Extratos de bancos - Como forma de demonstração da movimentação bancária, recomenda-se que os extratos sejam guardados por um ano. Serve também para contestar alguma cobrança indevida.

Recibo de pagamento, salários e INSS - Em geral devem ser guardados por cinco anos, seja para profissional CLT, autônomo, eventual ou liberal. Guias de INSS e FGTS devem ser mantidas pelo prazo de dez anos.

Graças a tecnologia é possível escanear os documentos originais e guardá-los em um computador, tablet ou pendrive. Assim não há risco de que as informações dos comprovantes sejam apagadas ou que eles sejam perdidos, rasgados ou rasurados.

Informações disponíveis em: https://www.senado.gov.br/noticias/jornal/cidadania/ArquiveContas/not03.htm

https://oglobo.globo.com/economia

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